Embedded Files
Hace un par de años cuando me asignaron el puesto de supervisor, y como parte de mis actividades me pidieron que entregara reportes o informes de las visitas de obra realizadas. Estos reportes formarían parte de los indicadores de rendimiento y productividad de mi puesto de trabajo.
Para la elaboración y presentación de estos reportes me dieron libertad total, ya que no había una forma establecida dentro de la organización.
Lo que habitualemente sucede en las empresas constructoras es que te entregan una archivo de word o excel en el que tienes que rellenar campos con la información básica de la obra, porteriormente buscar la forma de pasar todas la fotos que tomaste con una cámara o tu equipo móvil para ir seleccionandolas y poder colocar y ajsutar las imágenes necesarias hasta completar el reporte, además, si es necesario, debes de ajustar el formato para impresión o para ser enviado por correo.
En el mejor de los casos se puede contar con una app movil en la que puedas elaborar los reportes; usualemente se presentan dos situaciones: El formato no se adapta a las necesidades de tu organización y tiene costo.
Por estos dos motivos cree mi propio proceso semi-automatizado para la elaboración y envío de los reportes de obra, esto me permitio crear reportes de todas las actividades que realizó para la ejecución de mi puesto de trabajo, como son: reportes de avance de obra, de inspección de obra, fotográficos o de calidad.
A continuación te presento de forma breve y concisa mi metodo para la elaboració de un reporte de obra simple al que nombre "Inspección de campo"
Ecosistema
Ecosistema
Para la automatización del reporte utilizamos el ecositema de Google, toda la información generada será almacenada en la nube de Google Drive y las aplicaciones que utilizaremos son google docs, google forms, google spreadsheet + autocrat + copy down y resultado será un archivo en formato pdf.
En pocas palabras el resumen del proceso es el iguiente:
01.- Contestaras un formulario en el que capturas la información que contendrá tu reporte
02.-La información es recopilada y almacenada en una hoja de cálculo de google spreadsheet, mediante la extensión de autocrat y copy down se vinculará la información al formato de tu reporte elaborado previamente en google doc.
03.- La infoomación vinculada al documento de google docs es convertida en un archivo pdf y almacenada y enviada por correo conforme a la configuración establecidad, con esto podemos almacenar los reportes en una carpeta específica elegida por nosotros y al mismo tiempo enviar el reporte por correo electrónico a nosotros y quien sea conveniente, tambien nos permite que para el envío sea utilizada una plantilla (redacción de correo) con la redacción que nosotros definamos.
Formato google .docs
Formato google .docs
En google docs diseñamos el formato y presentación final que queremos que tenga nuestro reporte, este será el primer paso para poder automatizar nuestro proceso de captura y envío de reporte, en cada espacio que queramos dejaremos unicamente una etiqueta entre los símbolos "<< xx >>", esto permitirá relacionnar la información más adelante, todo lo que no esté dentro de estos símbolos será un elemento de texto fijo en el reporte.
Como sugerencia acomoda la información en una tabla sin bordes y en la primera columna coloca información en blanco para simular el llenado del reporte, esto te permitirá ver el formato final al ser llenar todos los espacios de tu reporte, esto aplica para los campos que contendrán texto y para los que contendrán imágenes.
Formulario de google
Formulario de google
Al finalizar el formato del reporte crea un formulario en google form en que colocaras una pregunta para cada uno de los campos que serán llenados en tu reporte, recuerda que para cada pegunta debes configurar el tipo de respuesta admitida, para este caso solo nos interesa parrafos cortos o imágenes.
Como recomendacion configura las respuestas importantes como obligatorias para evitar errores u omisiones en tu reporte.
Para la carga de fotos en el formulario debes de establecer la configuración de la respuesta en "carga de archivos", posteriormente elegir la casilla de "imagen" en el apartado de "Permitir solo tipos de archivos específicos".
También establece la cantidad máxima de archivos en 1 y el tamaño máximo en 10 mb.
Google spreadsheet + autocrat + copy down
Google spreadsheet + autocrat + copy down
Para comenzar con la configuración del reporte dirígete al apartado de respuestas y crea una nueva hoja de cálculo en la que se almacenarán todos los datos recopilados por el formulario.
Posteriormente dirígete a la pestaña "extensiones" para asegurarte de tener instalados los complementos "autocrat" y "copy down", en caso de no tenerlos selecciona la opción "complementos > obtener complementos" para intalarlos.
*Cambia el dato "G2" de la formula para que corresponda a la celda que recibe la imagen como respuesta.
En la hoja de respuestas del formulario crea una columna adicional a un costado de cada calumna que recibirá una imagen como respuesta, a esta columan la llamaremos "URL Foto 1" y conscuentemente cambiaremos el titulo dependiendo de la columna hasta llegar hasta la ultima columna que contenga una imgen como respuesta.
En cada segunda fila (la primera es el titulo) de estas columnas colocaremos la siguiente formula:
=arrayformula(REGEXREPLACE(G2,"(?:file\/d\/(.*)\/view\?usp=sharing)|(?:open\?id=(.*))","uc?id=$1$2"))
Ve a la pestaña de extensiones y selecciona "copy down" posteriormente "copyDown settings" y cambia la opción "OFF" a "ON" esto hara que todas las formulas que esten en la fila 2 se repitan automaticamente al enviar una respuesta del formulario.
Como anteriormente configuramos la formula en la fila dos al activar "Copy Down" creara una nueva segunda fila, y las formulas creadas con anterioridad quedaran en la tercera fila, por lo que deberás cortar cada formula y pergarla de nuevo en la segunda fila, posteriormente presiona la opción "Rediscover formulas" (ubicada en la parte inferior) para detectar todas las columnas con formulas y marca la casilla "Select/Deselect all" para establecer todas la formulas que serán copiadas. Podras ver que en la lista de formulas aparece el titulo de las columnas "URL Foto 1, 2, 3, 4 , 5 y 6".
Para finalizar elimina la fila 3, con esto aseguramos que no se genere ningun tipo de error más adelante.
Para poder vincular las respuestas de tu formulario (google spreadsheet) con tu formato de reporte (google docs), utilizaremos la extensión autocrat.
Para esto ingresamos en la pestaña Extensiones > Autocrat > Launch, te aparecerá una ventana emergente sobre el área de trabajo de tu hoja de cálculo.
Al concluir cada uno de los pasos de configuración solo tendrás que dar click en el botón "Next" y al finalizar "Save".
El primer paso será crear un nuevo trabajo dando click en el boton "New Job", posteriormente asignaremos un nombre a este nuevo trabajo y damos click en "Next".
El segundo paso será elegir la plantilla que dará formato a nuestro reporte, para esto damos click en la opción "From drive" y elegimos el archivo que creamos anteriormente.
El tercer paso en vincular cada respuesta de nuestro formulario con las etiquetas colocadas en nuestro reporte, esto lo hacemos dando click en el menu desplegable y selecionando la columna que contine la respuesta que será colocada en el formato.
Para el caso de las respuestas de imagen selecionaremos la columna con los titulos "URL 1" y así uscesivamente con las demás, ademas en el tipo de respuestas seleccionaremos "Image" y configuraremos el ancho y alto de la imagen (150 x 150 es un buen tamaño).
El cuarto paso es asignar un nombre a cada archivo generado, para esto podemos usar la información recopilada en el formulario, esto lo hacemos colocando las etiquetas que usamos en nuestro formato de reporte.
Para hacer esto puedes desplegar el menu de etiquetas dando click en la flecha que aparece del lado izquierdo, despues selecciona la etiqueta y pegala con el comando "CTRL+V".
Aqui tambien asignaremos el formato del archivo de salida de nuestro reporte en el menú desplegable "Type" selecionaremos PDF y en el apartado "Output as" marcaremos la opción "Multiple output mode (classic mode), esta configuración establece que se va a generar un archivo individual para cada envío realizado del formulario.
El quinto paso será asignar la carpeta en la que se almacenarán todos los reportes generados, automaticamente se desgnará la misma carpeta en la que esta el archivo de google spreadsheet en el que se recopilan las respuestas, puedes cambiarla dando click en la opción "Choose folder".
Los puntos seis y siete de la configuración los dejaremos tal como estan ya que no son imprescindibles para el funcionamiento del envio de reporte.
En el paso ocho configuraremos la forma en la que será compartido el reporte generado. Para esto seleccionaremos las casillas como se muestran en las imágenes siguientes, posteriormente crearemos la plantilla de correo electrónico que será utilizada para el envío del reporte, para esto podemos utilizar las etiquetas de la misma forma que lo hicimos en el cuarto paso.
Para finalizar, en el paso nueve configuramos la forma en la que se va activar la generación y envío del reporte.
En la "Opción Run on form trigger", seleccionar la opción "Yes" y en "Run on time trigger" la opción "No", tal como se muestra en la imagen.
Por ultimo damos click en el boton "SAVE" y cerramos la ventana emergente.
Si quieres un punto base para crear tus propios reportes te dejo los vinculos para descargar el archivo de formato de reporte en google docs y la hoja de cálculo de google spreadsheet con la configuración que yo utilizo.
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